Длина записи – количество символов в записи, включая маркер записи, справочник, поля переменной длины, разделитель записи. Выражается десятичным числом из пяти цифр, при необходимости выравниваемых вправо ведущими нулями (не 546, а 00546). Определяется автоматически, когда запись окончательно сформирована для обмена.

Используются следующие коды, обозначающие статус обработки записи:

n – новая запись

Запись, подготовленная для использования в библиографирующем учреждении-создателе записи или для обмена.

c – откорректированная запись

Запись, участвующая в обмене для указания, что данная запись должна заместить другую, имеющую соответствующий контрольный номер. Запись вводит дополнительно и (или) заменяет, и (или) исключает некоторые элементы данных в ранее введенной записи (соответственно меняется идентификатор версии в поле 005). При этом имеются в виду исправления, не связанные с изменением уровня кодирования с частичной на полную запись (маркер, позиция символа 17). Если изменения приводят к повышению уровня кодирования, используется код a.

d – исключенная запись

Запись, участвующая в обмене для указания, что другая запись, имеющая соответствующий контрольный номер, не действительна. Для записи классификационного индекса это означает следующее: индекс, записанный в поле 250, решено в дальнейшем не использовать – вместо него решено использовать другой индекс, новый или уже существовавший в системе, для которого существовала или создается отдельная запись классификационного индекса. Индекс, записанный в поле 250 исключенной записи, может включаться в поле 453 в запись (записи) для индекса, который решено использовать вместо исключенного.

Запись может содержать только маркер, справочник и поле 001 (контрольный номер записи) или может содержать все поля в записи. В любом случае поле 875 ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА может использоваться для объяснения причины исключения записи.

a – повышение уровня кодирования

Запись, участвующая в обмене для указания, что данная запись должна заместить другую, имеющую соответствующий контрольный номер, так как уровень кодирования в записи (маркер, позиция 17) изменен с 3 (частичная запись) на # (полная запись).

Код в позиции 6 определяется не стандартом ISO 2709, а особенностями конкретного применения формата.

w = классификационные данные

Три пробела (###).

Одна десятичная цифра. Значение - 2.

Одна десятичная цифра. Значение - 2.

Пять десятичных цифр, выровненных вправо ведущими нулями (не 546, а 00546), указывающие начальную символьную позицию первого поля данных относительно начала записи. Это число включает общее количество символов в маркере и справочнике записи, включая разделитель поля в конце справочника. В справочнике начальная позиция символов для каждого поля задается относительно первого символа первого поля данных, которое является полем 001, а не от начала записи. Генерируется системой.

Односимвольный код, указывающий степень полноты машиночитаемой записи.

# (пробел) = полная запись

Запись содержит все необходимые данные, включая ссылки, правила их формирования и примечания (если правила формирования ссылок и примечания необходимы). Запись подготовлена для использования в библиографирующем учреждении или для обмена. В записи заполнены все поля и подполя со статусом обязательный и условно-обязательный.

3 = частичная

Запись содержит не все данные, т.к. не выполнена необходимая справочная работа и после ее выполнения, в случае необходимости, могут быть дополнены ссылки «см.» и «см. также» и справочные примечания.

Примечание: (1) Уровень кодирования не связан с кодом статуса заголовка (100/13). И полная, и частичная запись могут содержать в поле блока 2-- как установленный классификационный индекс или термин индексирования (код статуса a – установленный), так и предварительный (код статуса c – предварительный), т.е. классификационный индекс или термин индексирования, который не является окончательно принятым и в дальнейшем при наличии дополнительной информации может быть пересмотрен. Различие между полной и частичной записями связано с тем, насколько полно в записи представлена необходимая информация, связанная с заголовком.

(2) После того, как уровень кодирования приобретает значение # (пробел - полная запись), даты всех последующих модификаций (изменений) записи фиксируются в поле 801 со значением второго индикатора 2 (Библиографирующее учреждение, модифицировавшее запись).

Односимвольный код, указывающий, находится ли машиночитаемая запись в процессе изменения.

a = запись может использоваться

b = запись находится в процессе изменения

(а) Длина компонента «Длина поля» каждой статьи справочника (позиция символа 20).

Одна десятичная цифра. Значение - 4.

(б) Длина компонента «Позиция начального символа» каждой статьи справочника (позиция символа 21).

Одна десятичная цифра. Значение - 5.

(в) Не определено (позиции символов 22-23). Два пробела (##).